OA办公自动化系统集中管理电子文档类型的数据。凡是需要处理电子文档一类的数据的政府机构或企业,都可以引入办公自动化系统进行管理。OA产品作为一个优秀的电子文档管理平台,可以完全满足客户对于日常办公的管理,企业用户也不例外。 企业和政府需求不一样,企业对公文流转的功能相对而言,没有政府机构那么复杂。政府机构的主要上传下达、对外对内都是通过公文进行信息传递。因此,政府机构的办公自动化应用主要集中在公文。但企业客户就不一样,企业的业务比较多,生产、销售、客户关系、市场营销等等部门都有不同的分工和落实不同的管理制度。 企业引进办公自动化系统主要有三方面的原因: ● 无纸化;节省办公成本,比如审核用的纸张成本 ● 知识化;经验和标准化管理制度得到存储和共享 ● 信息共享;公共信息、部门信息、情报收集 ● 点对点沟通;企业内员工交流、沟通 ● 公司文化和团队分工的落实和支持;口号、模板和相关图片的上传和下载 ● 工作流程管理;落实相关的管理制度,比如采购制度、审批制度,等等。 对应普遍的企业级办公自动化应用,OA都可以满足。1)通过栏目管理,OA可以建立多级知识栏目,提供不同业务知识文档的创建和存储;2)通过目录的权限控制,提供信息的上传和下载,以及多媒体编辑;3)通过门户方案组织信息,让不同的信息栏目可以在一个完整的信息版面进行定义和展示,满足信息的获取。支持RTX、MS●和手机短信的集成,将沟通扩展到不同的信息媒体,体现办公效率。 企业用户的典型应用例子 典型企业用的功能模块见下表。 工作流功能点 描述 个人事务管理 电子邮件、日程 收发电子邮件 个人通讯录 个人通讯录的新增和查阅 个人文件 个人文件上传 个人待办门户 流程任务、团队任务、 企业知识管理 知识目录的分类和管理 目录的划分、权限控制 多媒体材料 多媒体材料(包括产品说明、视频、音频材料的组织和存储 外部、内部知识源管理 外部情报来源管理、内部文章管理 知识的综合查找 包括:关键字查找、全文匹配查找、相关性查找、附件内容匹配查找 知识库文章的维护 修改、编辑和权限分配 知识库导入、导出 进行知识库文档的分类导出 工作流程管理 各种配套制度的落实 流程化制度的制定、落实和执行(财务制度、采购审批制度、人事制度,等等) 请示方式的流转 面向个别主管的请示审批 规范化流转方式的确定 落实部门之间针对某项业务的规范工作流转 公司文化建设 全局任务 落实任务、任务里程碑和任务报告提交 新闻、通知公告、大事记 公司的分类动态报告 全局项目 公司的公共项目管理,比如:销售日报 士气激励、员工关怀管理 设定明星员工滚动显示、公司出版物、公司业绩公告牌,等等 意见建议和共同讨论 广开贤路、员工可以提交相关的意见和建议进行全体讨论 团队事务管理 岗位门户管理 相关岗位的配备和岗位职能说明 工作组门户管理 由于项目关系,员工可能分成不同的工作组进行信息的交流和业务的处理,相关的门户应该建立起来 部门门户管理 部门可以建立自己的信息门户,方便和别的部门进行协同和管理 这些软件功能代表企业对办公自动化系统的关注点,实现了这些功能,企业初步能够达到:1)信息的公共共享;2)部门之间信息交换渠道的建立;3)企业知识的积累和访问管理;4)工作流转的实现;5)企业文化的建立(OA能完全满足上述的功能要求)。
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