一、OA办公系统的定义

当前，OA 系统较为广泛地运用于为国家党政机关提供无纸化的办公条件，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备，各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的，是工作流思想与行政机关工作模式相结合的又一典型范例。它通过现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化。而云南日报报业集团OA 系统的主要功能有协同工作、工作流程、公文流转、公共信息、论坛管理、计划管理、关联项目、文档管理、车辆管理、在线消息、督办系统、短信平台、常用工具、人事管理、系统管理等。办公室OA系统真正带来了行政办公的技术革命。

二、使用OA系统所需要的条件

（一）专业的网络技术保障。办公室OA 平台基于分层、标准和构件等进行架构，以领先的四层技术架构，遵循J2EE标准、SOA标准、WFMC标准、W3C xForm 标准、JSR168、WSRP等标准，部署了大量构件、采用JAVA语言编写、以多维门户形式展现，支持各种部署模式、各种操作系统、各种数据库和中间件，并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系，从而支持未来的扩展空间。因此，专业的网络技术保障是办公室OA系统运行中必不可少的重要组成部分。

（二）专业的技术人员。任何一个系统从开发到利用，都必须有专业技术人员为其提供诸如设计、研发、培训、使用、维护等各类保障。因此，高素质的专业技术人员是OA 系统能正常运用的保障。

（三）高素质的行政管理工作人员。由于办公室OA系统是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统，对行政管理工作人员的自身能力和工作素养要求相对就要高些，能熟练使用电脑并具备高素质的管理理念成为最基本的技能之一。

三、办公室OA系统的作用

1、办公室OA系统让您完全进入无纸化办公状态，实现完美的客户管理和员工效率管理

2、让您虽远离办公室却如时时身在其中

3、方便您时时批阅，签字，了解项目进度。指导员工的每一分工作状态

4、作为定制性功能提供，软件会根据您的需求来定制满足您。

四、办公室OA系统解决办法

（一）相应的技术保障还有待提高。电源和网络是OA 系统正常运行的基本保证，因此，应经常对电力设施和网络通讯进行保养维护，一旦有断电和脱网的情况发生，要在第一时间内启用备用源，以保证OA 系统的正常使用。此外，还应加强网络安全管理，防止遭到网络黑客攻击。同时，由于OA系统中有些权限不是人人都有的，建议员工不定期地更换自己的登录密码，以确保办公室OA系统在使用时的安全性和保密性。

（二）要形成全员使用OA系统的意识。OA系统是根据使用单位的相关要求所设计的，公司在使用OA 系统之前，对行政部门的工作人员要进行全员培训并进行了上岗考试，但在实际使用当中，并没有实现全员使用，特别是对一些年龄大的员工，由于对掌握电脑操作系统的能力有限，因此对OA 系统的使用并不是那样的得心应手，这也阻碍了OA系统的推广普及。因此，在实际工作中若要强化OA系统的使用意识，可能还需要进行必要的制度强制，以此推动OA 办公系统的普及。

（三）充分利用OA 系统的功能。近一年来，公司OA系统的使用较为顺利，最大化地实现了无纸化办公，但在实际使用当中，有些功能还处于“沉睡”状态，比如个人事务中的个人考勤项等等。在今后的工作中，要加强此类功能的使用，为集团行政管理部门的员工考核提供科学依据。

办公室OA系统的应用，使得传统的媒体行政办公模式必将被现代信息化的新型行政办公模式所取代。但任何一个系统都不可能是完美无缺的，只有根据本单位现实工作的需要，循序渐进地进行改进、升级和完善，将系统的使用功能发挥到极致，才能真正实现媒体现代信息化行政办公，最大限度地提升组织的运行效率。