| 了解了什么是电子文档，我们很容易就发现一个有趣的现象，就是电子文档负载的信息具有很强的整体性和针对性。首先，电子文档的创建不为别的，是为了传达某些信息，这些信息不象用于进行控制那样的高度格式化的数据（比如ERP系统中的订单、生产计划），电子文档是一种具有多种表达方式、多媒体的概念数据。之外，电子文档主要目的是给人进行阅读和理解，从而满足这些人进行业务操作和决策的需要。 据IS权威学术杂志的统计数据表明，其实90%的政府机构和企业进行决策的信息都来源于电子文档所包含的概念性数据。只要我们略略回顾一下企业领导是如何进行决策的，这点就不难理解。任何领导进行某个问题的决策，比如制定企业的未来发展战略，他（她）会要求各个部门提供各种分析报告和市场情报。这些报告和情报往往通过邮件、Word文档提交给领导。领导经过阅读和理解，就会做出决策。各种分析报告的可读性，直接影响领导的阅读理解，也间接影响领导的决策质量。设想企业能对这些报告、情报进行很好的分类管理和发掘，其对管理的深远影响是不可估量的。 我们已经知道电子文档的类型是多种多样的，在日常办公中我们可以列举很多电子文档的例子，比如：电子邮件、Word文档、传阅文档、用于共同编辑的工作流文档、日程安排通知、待办通知、任务说明，等等。这些文档可以作为纯粹的文件进行管理，也可以通过扩展OA办公系统的基本服务，进行多个角度的管理。 比如任务管理，任务的落实除了给任务的参与者发送有关任务的详细说明的，还应该落实以下功能： 1、任务的开始提醒 2、任务的周期管理 3、任务报告的提交 4、任务的里程碑定义和提醒 对于上述关于任务类型电子文档的配套业务功能，可以用来区分OA系统对不同电子文档类型管理的“细化”程度。同样道理，日程、工作流、电子邮件，等等，都可以做的很“细”。用户完全可以根据日常工作的需要，确定哪些业务功能是必需的、哪些是可选的，从而进行OA产品的选型。以下表列出日常办公最常用的电子文档种类以及配套的业务功能。 应该配套业务功能 功能描述 日程、重要日期提醒 到期提醒 达到该执行的日期，系统应该通过不同方式提醒，比如：滚动提示、即时消息提醒，甚至手机短信 日程分类 将日程分成不同的执行类别，比如：出差、接待、重要商务接洽，等等 周期管理 日程可以附带按日、周、月、年的周期提醒机制 电子邮件 收发邮件 电子邮件的收发 邮件账号管理 根据多个邮件账号，进行集中管理 便笺 录入和显示工作桌面 便笺用于速记，应该实现出现在工作桌面的醒目位置 传阅消息 消息的新建（可添加附件） 传阅可以负载不同的附件 消息发送给待传阅对象 发送后，可以通过消息看出待阅读人员是否阅读 论坛帖子（BBS帖子） 实现流行的BBS发帖功能 新增帖子、插入多媒体，等等 跟贴、顶置和精华讨论 讨论热点的帖子给予顶置、加入精华等操作 投票/问卷 问卷全文描述 支持多媒体，可以针对一段录音、一个图片、一个附件，等进行问卷调查 问卷项设计 问卷可以包含多个调查项目，每个项目都可以设定不同的投票方式（单选、多选、文字，等等） 问卷结果的图形化表示 对不同的问卷项进行统计和图表分析 项目 项目的多媒体描述 支持立项材料的多种表现方式，比如加载附件、粘贴工程图、蓝图，等等 项目的任务分拆 项目可以分拆为多个任务 项目的进度报告 可以提交相关的进度报告 工作请示 请示消息的描述 支持模板化管理、可以套用不同的申请表格，支持附件 请示消息的发送 填写完成的请示消息，可以提交到审核人员 请示消息的审核 收到请示的人员可以进行批复，并保留痕迹 请示消息的自由流转 请示给予审核人员一定的自由度，当前审核人可以决定消息是否应该推进给更多的人审核 规范化工作流转（具有确定的流转路径） 审核路径设计 审核路径可以清晰指示流程的走向，一旦提交，就严格按照这个路径往下走 审核人员和操作指定 审核“途经”的人员，可以制定不同的操作，比如：审核、传阅和普通知会 审核任务生成和即时提醒 审核流经相关人员时，应当生成待办，知会相关人员 流程控制和进度指示 审核路径应当可追索，流程意见清晰进行汇总 ** 流程符号的表达能力 流程符号应该完备，并且能很好的将自然表述的流程描述转化成可以让计算机执行的流转路径方案 流程具有开始和结束标志 流程不应产生回路，否则工作没完没了 流程支持统筹，能并发驱动 流程支持并发执行 人事档案 基本信息管理 作为编制内员工的信息摘要 通讯信息管理 作为人员的日常沟通；通讯录应该可以自由组合，并按照业务执行便利进行组合（不一定按照部门） 人事档案类集 每个员工都有很多类别的电子文档，比如身份证扫描；学历扫描；劳动合同，等等。同时，人事档案中也有很多涉及奖罚、晋升，等等的文档。这些都需要按人进行分类编排。 人事管理 一些零碎的管理，比如：劳动合同到期提醒；薪酬调整历史，等等 客户 客户基本信息管理 作为客户的一些基本信息管理 客户联系管理 一个客户应该支持多个联系人关联管理 客户档案累积管理 在和客户的日常交流中，会产生很多电子文档，比如方案的提交、客户喜好分析、费用申请，等等。这些都涉及电子文档以客户为单位的分类管理 客户管理 一些零碎的管理，比如：合同到期提醒；历史报价，方案提交，等等 *** 更精细化的管理 销售线索管理、回款管理、投诉/反馈，管理 办公耗材（文具、纸张等 耗损性资源） 耗材基本信息 单价、当前库存、折旧、计量单位，等等 耗材的买入、领用 耗材库存不足的时候，应该支持买入管理，每次根据买入的数量进行库存的更新；也应该支持领用的管理；细化的领用可以通过流程进行配合 办公设备（车辆、电脑等 独占使用、需要时段规划进行使用的设备） 设备基本信息 买入价格、折旧、负责人，等等 设备领用、维护和费用管理 设备涉及申请领用、产生的费用管理、维修记录 *** 车辆、会议室、档案、书籍都是设备一类的管理模式，但相关属性需要扩展 Web内容管理（HTML片断，文件上传、下载，链接和图片管理） HTML编辑Web门户构建 对网络摘录的Web内容进行管理 参考链接 对收集的有用链接的管理 图片的管理 多媒体图片、视频、音频文件 通用附件文件管理 不同文件的集中管理 除了不同电子文档和配套的业务管理可以归纳为上述列表外，一些对电子文档通用的管理也应该作为固定的系统服务。参考专业的文档管理服务器（比如微软的Visual SourceSafe 以及 SharePoint 服务器），我们归纳以下精简版的OA文档管理基本服务。 基本服务 功能描述 信息目录/栏目管理 栏目基本属性 栏目存储多个电子文档，可以指定不同电子文档类型 栏目的动态属性 栏目可以指定不同的动态属性，比如“新增到这个栏目的电子文档要对相关人员进行短信通知”，等等 栏目的访问控制 哪个人员/部门/群组对应栏目的哪些功能应该开放需要在信息栏目的层面指定；功能包括两个部分：目录层面和目录下的文档。目录层面功能包括：新增、删除和管理（顶置、设为精华，等等）功能；目录下的文档包括：阅读、修改和一些与不同电子文档类型有关的业务功能（比如帖子的跟贴、阅读跟贴、阅读附件等操作） 电子文档的版本管理 版本管理 修改历史应该进行多版本控制和管理 共同编辑的痕迹管理 针对共同编辑的例子，比如公文的拟稿，应该进行痕迹保留 Office 工具整合 在线编辑 一般的Office工具都是针对本地文件的编辑，很少能直接应用于网络数据库（比如OA系统），因此，支持在线编辑和在线提交，让本地Office工具直接和网络数据库进行编辑十分重要 精确查找、全文查找、附件内容匹配查找 精确查找 根据关键字、编辑日期等进行精确查找 全文查找 也叫相关性查找，根据关键字和上下文语义，对电子文档的文本内容进行相关性查找，并且给出表示内容相关程度的指标 附件内容查找 附件一般是非文本的、和字处理软件相关的一类文档格式，附件的查找也是语义查找的一种，针对内容的相关性给出相应的结果和指标
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