果说建成企业网络是物理层面上的沟通,那么办公自动化系统则是在应用层面上密切了用户之间的联系。OA办公系统实施成功的关键除了要根据企业经营管理特点来组织信息传递之外，更重要的是要使操作者具备使用OA办公软件的基本技能。在办公自动化系统实施时，尤其要注重用户的需求调查及确认，一切先进的管理思想和管理手段的构思，没有用户的参与及认可是不可能实施成功的。人是事物运行中最活跃的因素，也是最难以把握的因素，因此，在企业推广OA办公系统的进程中，也应该把握以人为本的观念，建立有效的培训机制，不断完善办公的有关制度，以此来保证OA办公系统的运转效率。中国南车集团武汉江岸车辆厂目前拥有在培训和制度方面的做法是：

          成立专班。成立由总工程师挂帅的工厂OA办公系统推广工作领导小组，由厂长办公室牵头，由涉及公文流转的党办、工会办、档案馆等单位组成OA办公推广及管理专班。

          组织培训。由全厂各单位各选定一名综合素质较高的政务信息员，参加工厂组织的OA办公基础知识强化培训，这样的大规模培训共进行了４次，培训人数达500人次以上。工厂要求各单位政务信息员成为本单位的OA办公知识讲解员，负责本单位涉及OA办公人员的二级培训。通过这种方式，迅速在全厂范围内组建了一批OA办公的基础队伍。同时，厂办计算机室将OA办公的基础知识和操作技巧编制成图文并茂的《OA使用手册》在工厂网页上的OA专栏发布，并建立OA应用交流论坛，在线解答OA使用中的问题。

          完善管理制度。工厂先后制定了《办公自动化系统应用规定》、《电子公文管理办法》、《公务信息员工作职责》、《工厂局域网首页及OA办公系统更新设置说明》等规章制度。《电子公文管理办法》对公文的运转的全过程做出了系统规定，明确了文件的待办、待阅处及归档的时间要求，以保证文件及时得到处理。《公务信息员工作职责》对公务信息员每日收文时间及处理方法做了相关规定，保证了文件的及时传递。《工厂局域网首页及OA办公系统更新设置说明》明晰了网络公共信息栏目的维护职责和使用方式，为用户提供了功能更为完备、信息更为丰富的网络平台。

          即时监控，定期考核检查。为了进一步加快OA办公实施的进度，除厂办和系统管理员每日在网上进行即时监控外，工厂还定期对各单位OA办公自动化运用情况进行检查，制定了年度考核评比办法，确保OA办公的运用水平不断提高。