如何选择和确立OA系统软件是致关重要的。中国南车集团决定在全集团企业中统一使用由软件科技公司开发的OA-EIS办公自动化系统不失为一个明智之举。它有效地避免了所属企业的各自为阵和重复投资，为分散在大半个中国的所属各企业提供了一个良好的办公基础平台。该系统是以IBM公司的LotusDomino/Notes“群组工作软件”作为开发工具设计的办公自动化系统。架构采用Brower/Server模式设计，客户机不需另安装软件，用户只需使用Internet浏览器，界面统一，操作十分方便，简单易学，降低了用户学习新知识的难度，易于接受。网络应用系统跨平台，兼容性好，保护原有的软硬件设施，企业原来的网络、操作系统都可以很容易地加以利用，可以使系统在最短的时间内发挥效益。RJ－eFlow是在总结了大量行政和企业办公需求的基础上，面向客户，以现代管理理论为指导的新一代办公自动化软件。软件结合现代管理理念帮助用户建立和完善自身的现代企业管理制度；利用强大的通讯平台使企业建立初步的协同工作机制，解决用户内外部信息交流不畅通的现状，从而奠定知识管理的基础，自如应对电子商务和知识经济的挑战。该系统只需在服务器上集中实现配置的维护和管理，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施，用户投资风险小。后台采用LotusDomino服务器(自带Note服务器，Web服务器，邮件服务器)。其优点是：单一结构的文档数据库和坚固的电子邮件体系、工作流自动化开发、标准的Web应用服务器为用户提供了一种集成的Web服务应用开发环境。对于繁杂的办公事宜，RJ－eFlow充当 “全职秘书”的角色，提醒您收到新邮件；告诉您现在还有什么工作或会议在等着您，什么文件还需要您批阅等。大大减少了管理成本，提高了工作效率，创造了电子办公的新境界。

          通过对该系统应用，我们体会到企业在选择OA系统软件时应关注它是否具有以下特点：

          1、信息处理是否“数据化”。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统应是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。

          2、是否包含有丰富的应用子系统。在系统中应包含多个应用子系统，如发文、收文、信息服务等等，系统将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，系统以电子邮件作为统一入口的设计，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

          3、工作流程设置是否灵活，是否可以相互连接、交叉、循环。所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等，每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。 工作流程应该是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点。同时，系统的工作流程设置又必须是灵活的，即能为用户提供基于流程化应用的快速重构能力，用户能对过程、功能、权限等进行全面的自定义及控制；系统具备各层次容错手段，允许操作人员在有限范围的误操作，比如文件传送错误时可以上一节点收回。

          4、是否具备安全保密机制。RJ-eFlow软件充分利用了LotusDomino/Notes系统的安全保密机制，通过设置用户权限以保证信息安全。同时，它支持一切因特网的邮件工作方式,可以提供安全、保真的因特网电子邮件。这样，提高了系统的开放性、安全性、易用性、可管理性和伸缩性。

          5、是否具备可追溯性。RJ-eFlow软件建立了与MS OFFICE的完美结合——无缝集成Microsoft Office 2000字处理系统，实现了痕迹保留功能、痕迹保护功能。为企业文书的可追溯性和档案管理提供了依据。